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クラブが準備をしなければならないこと
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MOUを地区と取り交わします。
MOUとは、MemorandumofUnderstandingのことで覚書のことです。この覚書を地区と取り交わして参加資格を取得していませんと、ロータリー財団のプログラムを行うことができません。いつプログラムに参加しでも良いように、クラブは必ず地区とこのMOUを取り交わしてください。
MOUを取り交わす条件がいくつかありますので、クラブは事前にこの準備をしておく必要があります。地区よりMOU取り交わしの案内が届きましたら、クラブの覚書に同意し、署名をし、必ずMOUを取り交わすようにお願いします。署名は、会長エレクトと会長ノミニーの2名が行うことになっていますので、クラブでは、会長ノミニーの選出を早めにお願いします。
尚、クラブ会長エレクト、またはクラブが任命した代表者が、補助金管理および参加資格に関する研修会に参加することが義務付けられています。
「補助金管理セミナー」は毎年11月下旬～12月初旬頃に開催されます。
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補助金の申請の時期が変わりますので、早めに補助金を使うプロジェク卜を立案する必要があります。前年度後半の2月1日より4月26日までに新地区補助金の受付を行うことになっています。
クラブから申請のあったプロジェク卜を地区補助金委員会及び地区グローバル委員会で審査し、補助金をいくら交付するのかを確定します。今までは地区補助金の全体の予算額は、DDF（地区財団活動資金）の20%が上限とされてきましたが、現在では、DDFの50%が上限と大幅に引き上げられましたので、より多くのクラブからの申請にこたえることができると考えられます。
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今までのマッチング・グラントを大きくしたものや奨学金などにグローバル補助金を充てることができます。こちらの補助金は、原則として1年間を通して申請をすることができますが、その内容によっては申請時期を十分に注意する必要があります。
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新地区補助金とグローバル補助金に関しては、後述の「新地区補助金」「グローバル補助金」の項をご参照ください。
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グローバル補助金を使ったプロジェク卜を行う場合、MOUにも記載されている通り、クラブは、プロジェクト毎にグローバル補助金専用の銀行口座を設けなければなりません。グローバル補助金を利用するプロジェク卜を立案する際には、事前にこの専用口座を開設しておいてください。
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上記の2で挙げましたように、新地区補助金の申請時期が早まりますので、クラブの社会奉仕委員長、国際奉仕委員長、そしてロータリー財団委員長など、ロータリー財団の補助金を利用するプロジェクトを行ううえで、重要なポストの方の任命を早める必要があるかと思います。会長エレクト、幹事エレクトの皆様は、この点をよくご理解いただき、早めの準備をよろしくお願いします。
地区が準備をしなければならないこと
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クラブの参加資格を授与するためのMOUをクラブと取り交わすとともに、地区はロータリー財団とMOUを取り交わします。そのために、地区では次のことを行わなければなりません。
- ロータリー財団資金のみに使う財団専用の地区口座を持ちます。
- 財務管理計画を立てます。
- 監査や第三者による財務評価に備えて、いつでも対応できる体制を作ります。書類の原本の保管は少なくとも5年間の保管が義務付けられます。但し、グローバル補助金奨学金に関しては10年間です。
(書類の保存期間は、MOUに従います)
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地区ロータリー財団監査委員会を設置します。
監査委員会が財務評価を行う場合、この委員会には、ロータリー財団補助金に直接かかわる人物を含めることはできません。また、以下をはじめ、RI細則の要件を満たしていなければならないとされています。
- 少なくとも3名の委員から構成されること
- 少なくとも1名は、元ガバナーもしくは監査の経験を有する人物であること
この監査委員会では、財団管理計画に従って、地区の財務管理計画とその実施状況を毎年評価します。
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地区補助金委員会では、前述のとおり2月1白から4月26日までに新地区補助金の受付を行い、審査の上承認をしますし、地区DDFからのグローバル補助金の承認も必要ですので、そのための準備として各クラブへの広報の徹底と受付・承認までの体制作りを行い、クラブからの申請に対応していきます。また、後述の奨学生の取り扱いも絡んできますので、奨学・学友・VTT委員会も早めに始動することになります。 タイムスケジュールに闘しては、次項のチャー卜をご覧ください。
タイムスケジュール
1.MOU(覚書)
- 11月下旬～12月初旬「補助金管理セミナー」を開催。
(このセミナーへの出席は、MOU取り交わしのための条件となっています。) - 1月1日～1月31日クラブと地区の聞でMOUを取り交わします。
(全クラブ対象)
2.新地区補助金
- 前年度2月1日～4月26日
- 申請書の受付
- 前年度6月中地区で各クラブから申請があり、補助金委員会で承認をしたプロジェクトを一覧表にまとめたスペンデイングプランをTRF(ロータリー財団)に提出。
(地区がスペンディングプランを提出できるのはこの1回だけですので、後で追加をすることはできません。) - クラブは入金後、プロジェク卜実施。なお、入金前の実施は認めない。
- 5月31日まで最終報告書を提出
- 6月末まで地区はTRFに最終報告書を提出
3.グローバル補助金
- 2月1日から地区DDFの申請受付開始
- DDFの補助金の承認が得られた後、FirstStepとしてセルフチヱツクを行います。
- セルフチェック終了後、外国と国内双方のクラブから責任者3名を選出後、RIに申請書を提出（オンライン）
- 申請書承認・入金後、プロジェクトが開始できます。
- すべてのTRFへの書類が整い、クラブ拠出金がTRFに一旦振り込まれた後、拠出金と補助金がまとめてクラブ指定口座に振り込まれます。
- プロジェクトの実施
- 補助金の支給から1年毎に報告書を提出
- 終了後、最終報告書を提出